W ostatnim czasie eventy hybrydowe zyskały sporo na popularności. Łączą w sobie zalety tradycyjnych spotkań stacjonarnych i tych wirtualnych. Wykorzystując najnowsze technologii w organizacji wydarzeń, dają możliwość dotarcia do szerokiego grona odbiorców. Oferują większą elastyczność w tworzeniu wydarzeń. W poniższym artykule dowiesz się, jakie są najpopularniejsze wady i zalety eventów hybrydowych oraz jakie wydarzenia można zorganizować w ten sposób.
Czym są eventy hybrydowe?
Hybrydowe eventy polegają na połączeniu stacjonarnego wydarzenia z tym transmitowanym za pomocą połączenia internetowego. Ograniczona liczba osób znajduje się w sali czy centrum kongresowych, a zdecydowana większość uczestniczy w evencie online z dowolnego miejsca. Połączenie jest możliwe dzięki rozwiniętej technologii audio i wideo.
Zalety i wady eventów hybrydowych
Konferencje hybrydowe czy inne wydarzenia realizowane w ten sposób mają zarówno zalety jak i wady. Wymagają odpowiedniego połączenia dwóch różnych sposób przekazywania treści, tak by obie strony były zadowolone z przebiegu i formy spotkania. Wydarzenia online wymagają użycie nieco innych narzędzi i technologii niż te organizowane stacjonarnie. Odpowiednie połączenie uczestników online i offline gwarantuje stworzenie angażującej konferencji, z której skorzystają wszyscy.
Zalety konferencji hybrydowych
Wszelkiego rodzaju eventy hybrydowe mają wiele zalet. Jedną z nich jest zwiększenie zasięgu. Konferencje hybrydowe umożliwiają dotarcie do szerszego grona odbiorców. Liczba uczestników online jest praktycznie nieograniczona. Każdy, kto ma możliwość i chęci może dołączyć do wydarzenia.
Kolejną ogromną zaletą wydarzeń organizowanych hybrydowo jest oszczędność czasu i kosztów. Osoby zainteresowane tematyką konferencji nie tracą czasu ani pieniędzy na dojazd czy zakwaterowanie. A organizatorzy nie muszą wynajmować dużej przestrzeni konferencyjnej. Eventy hybrydowe zapewniają większą elastyczność w planowaniu i wyborze miejsca oraz terminu. Można ich formę dostosować do indywidualnych potrzeb uczestników. Poza tym nagrywanie konferencji i zapisywanie materiałów wideo pozwala na późniejsze odtworzenie w dowolnym czasie, dlatego że wydarzenia w formule hybrydowej korzystają z wysokiej jakości technologii.
Wady konferencji hybrydowych
Jedną z wad konferencji hybrydowej jest trudniejsza integracja pomiędzy uczestnikami. Osoby, które znajdują się w sali, mają ułatwiony kontakt z mówcami czy prelegentami, co wpływa na ich aktywny udział. Uczestnicy konferencji online kontaktują się jedynie za pomocą specjalnych narzędzi, takich jak czat. Mogą czuć społeczny dystans i odbierać inaczej samo wydarzenie.
Poza tym mogą zmagać się z trudnościami związanymi z utrzymaniem uwagi. Uczestnicy wydarzenia online są narażeni na różne rozpraszacze zewnętrzne. Minusem konferencji hybrydowych jest też konieczność wykorzystania zaawansowanej technologii i większej przepustowości sieciowej. Niedobór odpowiednich narzędzi może skutkować gorszą jakością dźwięku, obrazu lub wystąpieniem opóźnień w transmisji.
Przeczytaj artykuł na blogu Twój Event i dowiedz się: Jak zorganizować perfekcyjną konferencję, która przyciągnie tłumy? 6 kroków.
Jakie wydarzenia można zorganizować hybrydowo?
W formie hybrydowej można zorganizować niemal każdy rodzaj wydarzenia z dowolnej branży. Najpopularniejszymi eventami hybrydowymi są: targi, konferencje, seminaria, szkolenia i wykłady. Często zdarza się, że gale, koncerty, bankiety czy imprezy firmowe też organizuje się w takiej formule.
Wiele spotkań firmowych w międzynarodowych korporacjach ma właśnie taką formułę, gdyż pozwala ona na szybką komunikację z pracownikami z każdego miejsca na Ziemi. Wirtualne eventy i spotkania hybrydowe ze względu na szereg korzyści są zdecydowanie bardziej ekonomicznym i praktycznym rozwiązaniem w obecnej dobie cyfryzacji, gdyż łączą tradycję z nowoczesnością.
Jak zadbać o jakość doświadczeń dla uczestników stacjonarnych i online?
Prelekcje branżowe, webinary i konferencje biznesowe odbywające się w formule hybrydowej wymagają odpowiedniego przygotowania pod względem oczekiwań uczestników online i offline. Obie z tych społeczności funkcjonują w innych warunkach i zadaniem organizatorów jest zadbanie o równą jakość doświadczenia dla jednych i drugich. Eventy hybrydowe w swoich założeniach mają ułatwiać współpracę między uczestnikami i kreować pozytywne doświadczenia. Najlepszy sposobem na skontaktowanie się obu tych grup jest stworzenie ogólnodostępnej platformy, gdzie będą mogli dzielić się wiedzą i wymieniać spostrzeżeniami. Warto też zapewnić niezawodny sprzęt, by uniknąć opóźnień w transmisji i zerwania połączenia.
Jak zorganizować udany event hybrydowy?
Wirtualne wydarzenia wymagają użycia specjalistycznego i niezawodnego sprzętu. Zadbanie o wysokiej jakości zaplecze techniczne, pozowali na uniknięcie problemów, dlatego organizatorzy konferencji hybrydowych często korzystają z usług profesjonalnej agencji eventowej. To gwarancja wysokiej jakości wydarzenia w formie hybrydowej.
