Aby założyć spółkę w Polsce trzeba dopełnić kilku formalności. Cały proces da się przeprowadzić szybko i sprawnie, o ile spełnia się poszczególne kryteria i posiada odpowiednią wiedzę m.in. na temat wyboru formy prawnej spółki. Ważne jest także przygotowanie właściwej dokumentacji.
1. Wybór formy prawnej spółki
Pierwszym i najważniejszym krokiem w rejestracji spółki jest wybór jej formy prawnej. Od tego zależy m.in. sposób zarządzania, odpowiedzialność wspólników oraz obowiązki podatkowe. W Polsce najczęściej wybierane formy spółek to:
- Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) — najpopularniejsza forma działalności gospodarczej w Polsce. Wspólnicy odpowiadają za zobowiązania spółki tylko do wysokości wniesionych wkładów. Minimalny kapitał zakładowy wynosi 5 000 zł.
- Spółka akcyjna (S.A.) — forma przeznaczona dla większych przedsiębiorstw, które planują pozyskiwać kapitał na rynku poprzez emisję akcji. Wymaga minimalnego kapitału zakładowego w wysokości 100 000 zł.
- Spółka jawna — wspólnicy odpowiadają za zobowiązania spółki całym swoim majątkiem. Nie ma wymogu minimalnego kapitału zakładowego.
- Spółka komandytowa — forma, w której jeden wspólnik odpowiada za zobowiązania spółki tylko do określonej kwoty, a drugi całym majątkiem.
- Spółka komandytowo-akcyjna — kombinacja spółki komandytowej i akcyjnej. Wspólnicy dzielą się odpowiedzialnością na zasadach podobnych do spółki komandytowej, ale dodatkowo mogą emitować akcje.
2. Sporządzenie umowy spółki
Pamiętaj, że rejestracja spółki wiąże się z koniecznością przygotowania odpowiedniej umowy. Powinna ona zawierać informacje dotyczące organizacji i działania spółki, w tym:
- Nazwę i siedzibę spółki
- Przedmiot działalności
- Kapitał zakładowy
- Podział udziałów i odpowiedzialność wspólników
- Organy spółki (jeśli forma spółki tego wymaga)
Umowę spółki w przypadku spółki z o.o. i spółki akcyjnej należy sporządzić w formie aktu notarialnego. Przy rejestracji online można użyć wzoru umowy dostępnego w systemie S24. Pamiętaj również o założeniu odrębnego konta bankowego na potrzeby spółki.
3. Rejestracja w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS)
Po sporządzeniu umowy spółki należy zarejestrować spółkę w Krajowym Rejestrze Sądowym. Proces ten można przeprowadzić zarówno osobiście, jak i online przez portal S24. Rejestracja spółki w KRS składa się z kilku etapów:
- Złożenie wniosku — musisz złożyć odpowiedni wniosek rejestrowy w sądzie gospodarczym właściwym dla siedziby spółki. Formularze rejestrowe można znaleźć na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości.
- Dokumentacja — do wniosku należy dołączyć m.in. umowę spółki, dowód wniesienia opłat rejestrowych, dokumenty dotyczące organów zarządzających (np. powołanie zarządu), a także oświadczenie o wniesieniu kapitału zakładowego.
- Opłaty — rejestracja spółki w KRS wiąże się z opłatą sądową.
4. Uzyskanie numeru NIP, REGON i VAT
Kolejnym krokiem jest uzyskanie numeru NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej) oraz REGON (numer identyfikacyjny w rejestrze Głównego Urzędu Statystycznego). Proces ten jest zintegrowany z rejestracją w KRS, co oznacza, że po złożeniu wniosku rejestrowego, urząd skarbowy automatycznie nadaje numer NIP, a GUS numer REGON.
- Numer NIP — jest to unikalny numer nadawany każdemu przedsiębiorcy do celów podatkowych. Służy do rozliczania podatków oraz prowadzenia działalności gospodarczej.
- Numer REGON — numer statystyczny, który pozwala identyfikować firmę w kontaktach z urzędami oraz instytucjami.
Jeśli planujesz prowadzić działalność objętą podatkiem VAT, musisz dodatkowo złożyć formularz VAT-R do odpowiedniego urzędu skarbowego, aby zarejestrować się jako płatnik VAT.
5. Zgłoszenie spółki do ubezpieczeń społecznych (ZUS)
Jeśli spółka będzie zatrudniać pracowników, konieczne jest zgłoszenie jej do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Proces ten składa się ze:
- Zgłoszenia spółki jako płatnika składek — spółka musi zostać zarejestrowana w ZUS jako płatnik składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i inne obowiązkowe składki.
- Zgłoszenia pracowników — każdy pracownik musi zostać zgłoszony do ZUS w ciągu 7 dni od daty nawiązania stosunku pracy.
