Małe firmy, niezatrudniające księgowego, mają do wyboru dwie opcje: stacjonarne biuro rachunkowe albo księgowość online. Opcja druga jest coraz częściej wybierana przez przedsiębiorców, szczególnie tych ceniących sobie wygodę oraz oszczędność pieniędzy. Co decyduje o tym, że księgowość w chmurze jest tak dogodną alternatywą?
Z dokumentami w teczce czy przez Internet?
Korzystając z usług biura rachunkowego, przedsiębiorca zobowiązany jest, aby przynajmniej raz na miesiąc dostarczać do niego komplet dokumentów, w tym przede wszystkim faktur VAT sprzedaży oraz faktur zakupowych (kosztowych). Pomimo że zdarzają się księgowi, którzy odbierają dokumenty od swoich klientów, najczęściej klient sam zobligowany jest do wizyty w biurze.
Dokumenty należy również wydrukować, co zajmuje dodatkowy czas i oznacza większe koszty. Cały komplet dokumentów dla biura rachunkowego wymaga przeważnie przygotowania.
Biuro rachunkowe po dokonaniu niezbędnych obliczeń, informuje klienta o wysokości podatków, jakie ten ma do uregulowania. Wszystkie dokumenty przechowywane są w biurze, a to oznacza, że przedsiębiorca nie ma ich stale pod ręką, przez co ma do nich ograniczoną dostępność. Z tego względu, nie ma również wglądu do bieżących wyników firmy ani prognoz podatków. Okazuje się to szczególnie problematyczne, gdy należy pilnie coś sprawdzić np. dane z ostatniej faktury za naprawę auta czy wysokość dochodów do umowy leasingowej.
Usługi biur rachunkowych obecnie nie są oszałamiająco drogie, ale w ich cenie mieści się zarówno wynagrodzenie księgowego lub grupy księgowych, jak i ich koszty administracyjne, w tym np. wynajem lokalu. Przedsiębiorca planujący rozliczanie się z pomocą biura, musi wziąć pod uwagę wzrost cen księgowych od 2022 roku. Wzrost ten związany jest z wzrostem ilość obowiązków narzucanych przez Polski Ład, ale również potrzebą aktualizowania wiedzy wśród księgowych w związku z tym. Co ważne, ze względu na zmianę przepisów dotyczących składki zdrowotnej, deklaracje ZUS DRA staną się kolejnymi obowiązkowymi do wysyłki. Składka zdrowotna będzie uzależniona od dochodu nie zawsze zbieżnego z tym z wyliczeń podatku dochodowego. To zatem generuje podwójne wyliczenia dla księgowych.
Warto również dodać iż, najczęstszym modelem rozliczeń jest stała opłata uzależniona od liczby dokumentów do zaksięgowania, czasem płaci się natomiast kilka złotych za każdą fakturę. Przy większej ilości dokumentów, usługa biura może okazać się nieopłacalna.
Księgowość online: zrób to sam, a będzie taniej
Usługa księgowości online polega na udostępnianiu w Internecie narzędzi, dzięki którym przedsiębiorca sam dokonuje swoich rozliczeń. Działa to w modelu SaaS, czyli Software as a Service. To rozwiązanie szczególnie sprawdzi się dla przedsiębiorcy, który chce mieć większą kontrolę nad finansami firmy i szuka tańszej alternatywy dla biura rachunkowego. To oferuje serwis wFirma.pl, który w ofercie ma nie tylko możliwość korzystania z programu do księgowości, ale również posiada pakiet Księgowość online z Asystentem, dzięki której użytkownik dostaje wsparcie merytoryczne od ekspertów zespołu wFirma.pl. Klient ma dostęp do specjalnego panelu, w którym wystawia faktury, czy wgrywa faktury kosztowe. Co ważne system posiada wbudowany OCR, dzięki czemu, podatnik wprowadza do programu zdjęcie lub pdf dokumentu, a on automatycznie odczytuje dane i księguje do wersji roboczej. System wykonuje znacznie więcej takich automatycznych czynności np. generuje niezbędne dokumenty, w tym deklaracje podatkowe i deklaracje dla ZUS-u, prowadzi księgi przychodów i rozchodów, generuje plik JPK itp.
Idea polega na tym, aby oprogramowanie było maksymalnie łatwe w obsłudze, dzięki czemu poradzi z nim sobie nawet użytkownik, który nie posiada wiedzy księgowej. Gdyby zaś sobie z czymś nie radził, do jego dyspozycji są eksperci księgowi, gotowi odpowiedzieć na każde pytanie.
Ważne jest również to, iż miesięczny abonament jest znacznie tańszy niż usługa biura rachunkowego. W przypadku księgowego należy liczyć się z wydatkiem od 150 zł miesięcznie wzwyż, przy czym ceny te w 2022 roku z pewnością wzrosną. Abonament księgowości online to koszt od 49 zł do 59 zł, bez limitu dokumentów kosztowych przetwarzanych przez OCR, czyli z ich automatycznym odczytaniem i zaksięgowaniem.
Księgowość online – nie tylko faktury i księgi
Księgowość online to nowoczesne rozwiązanie obejmujące wszystko, czego trzeba, by prowadzić rzetelną dokumentację, rozliczać się z urzędami, a także wykonywać większość czynności administracyjno-biurowych w małej firmie.
Pomocne przy tym są dodatkowe moduły, takie jak:
- Moduł do fakturowania, umożliwiający wystawianie faktur w 8. językach, wielu walutach i 9. szablonach do wyboru. Dodatkowo istnieje możliwość wstawienia własnego logo firmy. W tym miejscu użytkownik może również zweryfikować kontrahentów w giełdzie długów, generować i wysyłać JPK oraz przesyłać faktury klientom mailem lub pocztą;
- System CRM, który zbiera najważniejsze informacje o kliencie w jednym miejscu, w tym dotyczące zaległych płatności, zakupionych towarów i przypisanych rabatów. Oprócz tego użytkownik ma możliwość podpięcia umowy związanej z danym klientem oraz zapisania historii wydarzeń, takich jak opisy spotkań oraz ustalenia telefoniczne;
- Magazyn to moduł aktualnie bezkonkurencyjny, ponieważ daje możliwość kompleksowego zarządzania przepływami materiałów i towarów w przedsiębiorstwie, w tym korzystanie z metody FIFO oraz FEFO, czy kontrolę partii magazynowych. W prosty sposób, daje to możliwość ustalenia, jaka partia towaru do kogo trafiła. System wFirma.pl posiada również pełną integrację z Allegro, dzięki której z poziomu wFirmy można zdefiniować ustawienia dla dokumentów sprzedaży, zamówień oraz aukcji. System zintegrowany jest również z platformą sprzedażową IdoSell, pozwalającą na sprzedaż na krajowych i zagranicznych marketplaces, takich jak: Ebay, Amazon, Google Shopping, Empik, Arena;
- Księgowość wraz z ewidencją sprzedaży, środków trwałych, automatycznym rozliczeniem pojazdów firmowych i prywatnych, deklaracjami etc.;
- Narzędzia do obsługi płatności bankowych i przepływów pieniężnych. W związku z tym program posiada integrację z Blue Media, która umożliwia dokonanie zapłaty poprzez odsyłacz wysłany drogą mailową do kontrahenta, a po dokonaniu płatności przez klienta, do faktury automatycznie zostanie dodana płatność i zmieni się jej status na rozliczoną. System posiada tzw. moduł kasa/bank, który pozwala na automatyczne parowanie przelewów z fakturami;
- Kadry i płace, to wyjątkowo intuicyjny moduł do prowadzenia rozliczeń z pracownikami. W połączeniu z księgowością online, system automatycznie księguje m.in listy płac oraz rachunki do umów o pracę, a następnie ujmuje w KPIR z prawidłową datą wynikającą z przepisów;
- Ubezpieczenia ZUS, który umożliwia nie tylko generowanie odpowiednich deklaracji, ale dzięki integracji z zakładem Ubezpieczeń Społecznych, umożliwia przesłanie ich bezpośrednio z systemu. Taką integrację posiadają nieliczne konkurencyjne systemy.
Do tego wszystkiego dochodzi wsparcie merytoryczne, żaden klient nie może być pozostawiony sam sobie. Dotyczy ono księgowości, prawa podatkowego i zagadnień prawa pracy.
Czego wymaga księgowość online?
Księgowość online wymaga odrobiny determinacji ze strony przedsiębiorcy, ponieważ ten sam wprowadza wszystkie dokumenty i rozlicza się z urzędem skarbowym i ZUS. Jednak wystarczy spróbować, by szybko docenić wygodę i łatwość obsługi systemu do księgowości wFirma.
Jedyne czego potrzebuje użytkownik to urządzenie z dostępem do Internetu. Ogromną zaletą księgowości online jest dostępność do pełnej dokumentacji księgowej o każdej porze oraz możliwość wygodnego wystawiania faktur wystawianie poza siedzibą firmy. Sprawdzi się ono szczególnie u osób sprzedających produkty i usługi „w terenie”. Do tego zawsze można obejrzeć skany faktur zakupu – całą dokumentację ma się zawsze przy sobie. Dzięki integracji z Urzędem Skarbowym, użytkownik systemu ma możliwość przesłania pliku JPK V7 z telefonu, nawet będąc na wakacjach za granicą.
Czy to jest bezpieczne?
Wszystko co nowe powoduje wiele wątpliwości, tak samo było, gdy na początku stulecia pojawił się pierwszy internetowy bank – teraz większość z nas nie wyobraża sobie codzienności bez niego.
Księgowość online prowadzona jest z zachowaniem wszelkich zasad bezpieczeństwa. Oznacza to m.in. współpracę z najlepszymi firmami hostingowymi, systematyczne sporządzanie i zabezpieczanie kopii wszystkich danych, szyfrowanie przesyłu oraz wiele innych czynności. Dotyczy to również przepisów wynikających z postanowień RODO. Oczywistością jest więc umowa powierzenia danych, zabezpieczenie dostępu hasłem, a także automatyczne rejestrowanie każdej operacji tak, by zawsze było wiadomo, kto i kiedy dokonał konkretnego wpisu. Dwuetapowe logowanie to ostateczny element zabezpieczający dane użytkownika i jego klientów.
Dla kogo księgowość online jest optymalnym rozwiązaniem?
Ze względu na wspomniany już wzrost cen usług księgowych od 2022, spowodowany wzrostem inflacji, wysokości płac pracowników księgowych czy nowymi obowiązkami dla biura, księgowość online zapewnia dużą oszczędność przedsiębiorcy. To najlepszy wybór głównie dla prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą oraz małych firm, których księgowość nie jest szczególnie skomplikowana. Tacy przedsiębiorcy bez trudu poradzą sobie z samodzielną obsługą systemu nawet z minimalną wiedzą z zakresu księgowości. W każdym momencie, użytkownik może rozwiać swoje wątpliwość przez konsultację z ekspertem. W podstawowym pakiecie wFirma oferuje wsparcie techniczne, natomiast pakiet z Asystentem to możliwość nielimitowanego zadawania pytań ekspertom z zakresu księgowości, kadr i podatków.
Wśród klientów są nawet biura rachunkowe i doradcy podatkowi, którzy dla usprawnienia swojej pracy korzystają z zautomatyzowanej księgowości online. Systemu używają chętnie również prawnicy, informatycy, inżynierowie, wszelkiego rodzaju doradcy, sklepy internetowe, agencje reklamowe i firmy zajmujące się transportem towarów.
