Rozwój firmy zwykle związany jest z potrzebą zatrudnienia pracownika, gdyż właściciel sam nie jest w stanie poradzić sobie z rosnącymi obowiązkami dotyczącymi biznesu. Tego typu zmiany wymagają odpowiedniego przygotowania, zorganizowania rekrutacji, miejsca pracy, a także dopięcia wszelkich formalności związanych z zatrudnieniem. W comiesięcznych rozliczeniach oraz wszystkich księgowych sprawach pomocne będą usługi kadrowe, które najlepiej zlecić na zewnątrz. Wyjaśniamy, na czym polega outsourcing kadrowo-płacowy oraz kiedy warto z niego skorzystać.
Co to jest outsourcing kadr i płac?
Outsourcing (z ang. outside-resource-using) to powierzenie obsługi spraw biznesowym specjalistycznej firmie. W przypadku spraw kadrowo-płacowych są to obowiązki związane z zatrudnieniem pracowników, do których należą:
- naliczenie i przygotowanie wypłat, premii oraz prowizji,
- dbanie o przebieg dokumentów pomiędzy firmą a pracownikiem (dostarczanie pasków z pensją, zaświadczeń o zarobkach czy deklaracji PIT),
- prowadzenie akt osobowych,
- rozliczanie czasu pracy pracowników,
- obsługa Pracowniczych Planów Kapitałowych,
- obsługa deklaracji do ZUSu, Urzędu Skarbowego czy PFRON.
Zazwyczaj usługi kadrowe zlecane są tej samej firmie, która prowadzi księgowość naszego przedsiębiorstwa, dlatego tak ważne jest, aby szukając biura rachunkowego przed założeniem działalności, sprawdzić, czy obsługa kadrowo-płacowa jest w nim wykonywana.
Korzyści wynikające z outsourcingu kadr i płac dla firm
Wydawać by się mogło, że outsourcing kadrowo-płacowy to opcja dla mikro lub małych firm, które nie zatrudniają zbyt wielu pracowników. Korzyści z takiej formy współpracy są jednak odczuwalne także dla większych przedsiębiorców, którzy nie muszą zatrudniać kadrowej, dbać o jej dokształcanie i możliwość rozwoju. Sprawy kadrowo-płacowe to dynamiczne tematy, które często ulegają zmianom i bez kursów, szkoleń i „trzymania ręki na pulsie” nie da się wykonywać tej pracy bez ryzyka pomyłki.
Trzeba pamiętać, że wszystkie obowiązki kadrowej służą nie tylko pracownikom, ale także zapewniają pełną przejrzystość dokumentacji, niezbędną w przypadku kontroli Urzędu Skarbowego czy ZUSu. Biura księgowe, korzystając ze specjalistycznego oprogramowania do prowadzenia kadr, dają Ci gwarancję, że wszystkie dane pracowników będą chronione i bezpieczne. Ponadto biuro rachunkowe, które posiada doświadczenie w prowadzeniu usług kadrowych, może pełnić rolę doradczą, pomagając w skomplikowanych sytuacjach związanych z zatrudnieniem.
O tym, jak wielka odpowiedzialność spoczywa na osobach, które wybierzesz do prowadzenia obsługi kadr i płac, będziesz przekonywać się wraz z rozwojem Twojej firmy, dlatego decyzja o wyborze kadrowej musi być przemyślana.
Czym kierować się przy wyborze firmy outsourcingowej kadr i płac?
Podejmując współpracę z podwykonawcą usług kadrowo-płacowych, warto dokładnie zapoznać się, co wchodzi w skład zadań firmy outsourcingowej. Niezbędnym dokumentem, który zapewni Ci poczucie bezpieczeństwa, będzie umowa, dzięki której współpraca nie będzie mogła być zerwana z dnia na dzień. Aby uniknąć komplikacji i trudności, warto wybrać firmę, która może pochwalić się doświadczeniem i współpracą z wieloma przedsiębiorstwami. Można zaczerpnąć opinii o danym biurze rachunkowym, a także dopytać o szczegóły pracy działu kadr (dopytać o formę kontaktu, rozliczeń, oprogramowanie oraz to, w jaki sposób chronione są dane pracowników). Te pytania zawsze powinny paść, zanim zdecydujesz się na współpracę z biurem, które świadczy usługi kadrowo-płacowe.
Które biuro rachunkowe wybrać do obsługi kadr i płac?
Jeśli nie wiesz, które biuro rachunkowe rzetelnie i sumiennie zadba o sprawy kadrowo-płacowe w Twojej firmie, skorzystaj z naszej rekomendacji. Biuro TAX Edyta Wajer z Bydgoszczy świadczy kompleksowe usługi księgowe, kadrowe oraz doradcze, oferując pełne wsparcie w obowiązkach wobec pracowników. Pełen zakres usług kadrowych znajdziesz na stronie internetowej biura – https://www.ewajer.pl/outsourcingkadry.
