Z powodu pandemii od 2020 roku sesje Rady Miejskiej w Bielsku-Białej prowadzone są (z nielicznymi wyjątkami) w trybie zdalnym. Obserwując ich przebieg można jednak odnieść wrażenie, że system zdalnej komunikacji zawodzi. Dlaczego tak się dzieje?
Radni mogą obradować na odległość między innymi dzięki otrzymanym z Urzędu Miasta (zakupionym za publiczne pieniądze) tabletom. Co prawda kupiono je wraz ze stosownym oprogramowaniem nieco w innym celu (żeby ograniczyć marnotrawstwo papieru), ale teraz – w czasie pandemii – system umożliwiający pracę online przydał się znakomicie.
Problem w tym, że niemal na każdej sesji pojawiają się jakieś problemy z przeprowadzeniem posiedzenia. Ktoś nie może się połączyć, ktoś oddać głosu, ktoś ma problem z zalogowaniem się do systemu albo potwierdzeniem obecności. Ktoś nie słyszy, a ktoś inny nie jest słyszany – takie problemy są na porządku dziennym i bardzo utrudniają prowadzenie dyskusji. Może to mieć także poważniejsze konsekwencje. Sesja musi być tak przeprowadzona, aby nikt później nie zarzucił radnym, iż jakąś decyzję czy uchwałę podjęli w sposób niezgodny z regulaminem i przepisami prawa. Dobra łączność może tu mieć znaczenie. Z czego wynikają problemy? Zapytaliśmy o to w Ratuszu. Rzecznik magistratu Tomasz Ficoń wyjaśnia, że w sesjach prowadzonych online każdorazowo – poza radnymi i władzami miasta – biorą także udział naczelnicy wydziałów, dyrektorzy miejskich jednostek organizacyjnych, a także zaproszeni goście oraz personel techniczny. Średnio jest to około 60 osób. Sporo i już samo to generuje pewne problemy z komunikacją.
Rzecznik tłumaczy, że system działa w oparciu o serwery udostępniane przez producenta. To za jego pośrednictwem odbywa się dystrybucja materiałów potrzebnych radnym, przeprowadzane są głosowania, także realizowana jest cała komunikacja pomiędzy uczestnikami posiedzeń. Poważnym utrudnieniem jest to, iż uczestnicy sesji znajdują się w różnych lokalizacjach i korzystają z łączy internetowych o różnych parametrach. – Parametry łączy nie są zawsze wystarczająco stabilne, aby zapewnić poprawne funkcjonowanie systemu, co niejednokrotnie przekłada się na problemy techniczne związane z zalogowaniem do systemu, potwierdzeniem obecności czy poprawną komunikacją – przybliża Tomasz Ficoń. I dodaje, że większość radnych oraz członkowie kierownictwa urzędu korzystają z zalecanych przez producenta systemu tabletów z dedykowaną aplikacją. Jednak pozostali uczestnicy łączą się najczęściej za pośrednictwem przeglądarek internetowych dostępnych w wykorzystywanych przez nich sprzęcie komputerowym. W opinii ekspertów powoduje to, że środowisko pracy jest niejednorodne i rozwiązanie nawet prostego problemu staje się dość złożoną kwestią techniczną.
– Przeprowadzenie sesji w takiej formie jest tematem bardzo złożonym i ciężko przez to wskazać jednoznacznie, skąd wynikają trudności. Wpływa na nie wiele czynników, poczynając od wielu środowisk, w jakich musi działać oprogramowanie, poprzez różnych dostawców usług internetowych, a na dużej ilości użytkowników kończąc – mówi Ficoń. Zapewnia jednak, że Urząd Miejski wraz z firmą świadczącą usługi informatyczne w tym zakresie cały czas analizują sytuację i szukają przyczyn pojawiających się błędów. Rzecznik dodał też, że problemy występują sporadycznie, a tylko ostatnia styczniowa sesja była pod tym względem wyjątkowa – choć z tym akurat ciężko się zgodzić.
