Coraz więcej osób załatwia sprawy urzędowe za pośrednictwem Internetu. Okazuje się jednak, że nie zawsze jest to skuteczny sposób kontaktu z urzędnikami. Nawet te poprawnie wysłane za pośrednictwem poczty elektronicznej pisma mogą bowiem trafić do tzw. spamu – czyli na internetowy śmietnik.
Na sprawę zwrócił uwagę podczas sierpniowej sesji Rady Miejskiej w Bielsku-Białej radny Maurycy Rodak, apelując do władz miasta, aby przeprowadziły kontrolę pod tym kątem i doprowadziły do poprawnego skonfigurowania skrzynek e-mailowych w Urzędzie Miejskim oraz podległych mu jednostkach organizacyjnych w taki sposób, by filtry antyspamowe nie przechwytywały korespondencji, której blokować nie powinny.
– Już kilka razy w różnych wydziałach Urzędu Miejskiego oraz innych jednostek mu podległych spotkałem się z sytuacją braku odpowiedzi na moje pisma, a nawet brakiem odpowiedzi na wnioski o dostęp do informacji publicznej, przesłane drogą elektroniczną. Gdy później wyjaśniłem te sytuacje, zawsze otrzymywałem od urzędników podobne wyjaśnienia – brak odpowiedzi jest wynikiem skierowania pisma do folderu „spam” – opisał problem w interpelacji skierowanej do prezydenta miasta. Przypominał, że zgodnie z orzecznictwem sądów, wina za niedostarczenie wiadomości elektronicznej leży po stronie odbiorcy. Zwrócił przy tym uwagę, że Urząd Miejski poprzez złe skonfigurowanie skrzynek e-mailowych naraża obywateli na niezałatwienie ich spraw, co może skutkować falą skarg petentów do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Ten z kolei może za takie uchybienia nałożyć na Urząd Miejski kary finansowe.
Co na to urzędnicy? Z informacji uzyskanych w Wydziale Informatyki bielskiego ratusza wynika, że sprawa jest o wiele bardziej skomplikowana niż przedstawił ją radny, a z opisanym zjawiskiem boryka się obecnie cały internetowy świat. Chodzi o to, że odbiorcy otrzymywali całe góry niechcianych informacji – głównie reklam – zwanych powszechnie spamem. Zjawisko urosło do takiego problemu, że uchwalono nawet specjalne antyspamowe prawo. Pozwala ono instalować w serwerach pocztowych filtry wychwytujące niechciane informacje na podstawie kilkudziesięciu – wymienionych w ustawie – cech i reguł. Nie inaczej jest w bielskim ratuszu, gdzie każdy przychodzący mail – a chodzi o dziesiątki tysięcy wiadomości – jest sprawdzany i sortowany. Te zawierające wirusy i inne „niebezpieczne treści” są blokowane. Z kolei te podejrzane o to, iż zawierają informacje niechciane, zostają oznaczone i przesłane do adresata. Nikt ich nie blokuje i nie wyrzuca. Tylko wyłącznie od adresata zależy, czy taką informację otworzy na swoim komputerze, czy też nie.
Wniosek jest więc taki: urzędnicy powinni otwierać również korespondencję z adnotacją „spam” – bo może ona zawierać także urzędowe pisma. To, czemu mogą one tam trafić, jest już odrębną sprawą. Chodzi głównie o sposób ich zredagowania przez nadawcę. – Dlatego aby móc „skonfigurować” filtry spamowe, trzeba przyjrzeć się konkretnym wiadomościom, które do spamu trafiły, choć nie powinny, i sprawdzić, dlaczego tak się stało – usłyszeliśmy od miejskich informatyków. Natomiast całkowite wyłącznie filtrów oznaczałoby zalanie urzędu tysiącami niechcianych, nikomu niepotrzebnych czy wręcz szkodliwych maili.
