Obowiązkowy KSeF to duże wyzwanie dla każdego przedsiębiorcy. Przystosowanie systemów biznesowych do rządowego standardu wymaga nakładów finansowych, czasu oraz wiedzy. Na szczęście proces ten nie musi być trudny. Podpowiadamy jak skutecznie przygotować swój biznes na obowiązkowe fakturowanie w KSeF.

Co to jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur (w skrócie KSeF) to rządowy system teleinformatyczny, który umożliwia odbieranie, wysyłanie i przechowywanie e-Faktur w ustrukturyzowanym formacie XML. Każda faktura wystawiona w systemie zostanie zweryfikowana z obowiązującym wzorcem, a następnie oznaczona unikalnym numerem identyfikującym. Dopiero po otrzymaniu takiego numeru i akceptacji przez odbiorcę e-Faktura zostanie uznana za wystawioną i doręczoną w świetle prawa. Faktury będą przechowywane w KSeF przez 10 lat, natomiast dostęp do systemu przyznawany będzie po uprzednim uwierzytelnieniu (np. podpisem kwalifikowanym) i autoryzacji.

Obecnie korzystanie z rządowej platformy jest dobrowolne. To się jednak zmieni od 1 lipca 2024, kiedy to system zacznie obowiązywać wszystkich podatników w naszym kraju. Daje to mniej niż rok na przygotowanie swojej firmy na nadchodzący standard. Warto dobrze wykorzystać ten czas.

Jak przygotować się na KSeF? Kilka praktycznych porad

Skontaktuj się z dostawcą oprogramowania

Najważniejszym wymogiem związanym z KSeF jest dostosowanie swoich systemów finansowo-księgowych do współpracy z rządową platformą – zarówno pod kątem funkcjonalności, jak i zgodności z przepisami. Chodzi tu głównie o możliwość tworzenia e-Faktur w obowiązującym formacie XML, a także o zautomatyzowanie procesu wysyłki i odbioru tych dokumentów. Pamiętaj też o braku możliwości edycji lub wycofania błędnie wystawionej faktury. Od lipca 2024 w przypadku pomyłki konieczne będzie wystawienie korekty dokumentu.

Kluczowy w tym aspekcie jest ciągły kontakt z producentem oprogramowania, którego używasz. Dowiedz się, jak wygląda gotowość systemów do KSeF, jakie funkcje pojawią się na premierę, a jakie zostaną dodane później. Zapytaj też o możliwość przetestowania tych funkcji w środowisku testowym. Im więcej informacji uzyskasz już teraz, tym łatwiejsza stanie się późniejsza decyzja – pozostać przy obecnym dostawcy czy może poszukać nowej, lepiej przystosowanej do KSeF oferty.

Zadbaj o szkolenie pracowników

Samo wdrożenie systemu to nie wszystko. Pamiętaj też o swoich pracownikach, zwłaszcza z działów księgowych. Będą oni musieli odpowiednio wcześniej zaznajomić się z nową platformą, w czym mogą pomóc materiały udostępniane na rządowej stronie. To szczególnie ważne, zwłaszcza jeżeli zdecydujesz się na zmianę dostawcy swojego oprogramowania.

Nie zmarnuj okresu fakultatywnego

Jak już wspomnieliśmy, obecnie każdy przedsiębiorca może swobodnie testować rządową platformę. Dzięki narzędziom internetowym udostępnionym przez Ministerstwo Finansów sprawdzisz, jak przebiega proces wysyłki i odbioru e-Faktury przez KSeF, a także poznasz specyfikę i możliwości systemu. Warto zgłaszać napotkane podczas testów błędy i przekazywać resortowi swoje sugestie – pomoże to usprawnić system i ograniczyć liczbę błędów w czasie przyszłorocznej premiery.