Freistellung to zaświadczenie podatkowe wydawane przez niemiecki urząd skarbowy, które zwalnia firmę z obowiązku potrącenia 15% wartości faktury za podatek budowlany w Niemczech. Bez tego dokumentu zleceniodawca w Niemczech ma prawo – a konkretnie obowiązek – pobrać tę kwotę i odprowadzić ją bezpośrednio do urzędu skarbowego. Dla polskiego przedsiębiorstwa działającego w Niemczech oznacza to realne straty finansowe.
Jeśli chcesz uzyskać Freistellung i nie wiesz, jak to zorganizować, możesz skorzystać z pomocy specjalistów – Freistellung w TimeTax to usługa, która zdejmuje z Ciebie cały ciężar formalności.
Czym jest Bauabzugsteuer i kiedy muszę mieć Freistellung w Niemczech
Bauabzugsteuer to podatek budowlany obowiązujący w Niemczech od 2002 roku. Dotyczy każdej firmy lub osoby, która zleca usługi budowlane innemu podmiotowi na terenie Niemiec jeśli łączna wartość zamówień przekracza określony próg. W praktyce podatek budowlany działa jako zatrzymanie środków: zleceniodawca musi potrącić 15% wartości faktury netto i odprowadza tę kwotę do właściwego urzędu skarbowego w Niemczech, zamiast wypłacać ją wykonawcy.
Freistellungsbescheinigung – czyli dokument znany jako Freistellung – to zaświadczenie wydawane przez urząd skarbowy, które zwalnia firmę z tego mechanizmu. Gdy przedsiębiorca przedstawi zleceniodawcy ważne zaświadczenie Freistellung, ten ma obowiązek wypłacić pełną kwotę z faktury, bez żadnych uszczupleń.
W praktyce Freistellung nie jest obowiązkowe w sensie prawnym – żaden przepis nie nakazuje firmie jego posiadania. Jednak firmy wykonujące usługi na terenie Niemiec, które go nie mają, muszą liczyć się z tym, że każda faktura zostanie pomniejszona o 15% podatku budowlanego. Dlatego warto załatwić Freistellung zanim zaczną spływać pierwsze zlecenia.
Freistellung dla polskiej firmy – kto jest zobowiązany i dlaczego warto uzyskać Freistellung
O zwolnienia z podatku budowlanego mogą ubiegać się wszystkie firmy wykonujące usługi budowlane w Niemczech – niezależnie od kraju rejestracji. Polska działalność przechodzi tę samą procedurę co firma z Niemiec; różnica dotyczy głównie etapu rejestracji podatkowej.
Uzyskanie dokumentu Freistellung pozwala zachować pełną płynność finansową. Bez zaświadczenia zleceniodawca potrąci 15% z każdej faktury, a firma może odzyskać te środki dopiero składając wniosek o zwrot podatku po zakończeniu roku podatkowego. W branży budowlanej, gdzie faktury opiewają na duże kwoty, takie potrącenia szybko stają się poważnym problemem dla każdego przedsiębiorcy.
Polskie przedsiębiorstwa, które regularnie świadczą budowlane usługi w Niemczech, powinny uzyskać zwolnienie z Bauabzugsteuer przed realizacją pierwszej z nich. Firmy działające w Niemczech sporadycznie również powinny rozważyć złożenie wniosku – szczególnie gdy wartość usług od jednego zleceniodawcy przekracza 5 000 EUR rocznie.
Jak złożyć wniosek o Freistellung – Freistellung krok po kroku
Żeby załatwić Freistellung, firma musi najpierw posiadać Steuernummer – czyli niemiecki numer podatkowy. Bez niego skarbówka nie wyda dokumentu. Rejestracji dokonuje się, składając wniosek o rejestrację we właściwym Finanzamt w Niemczech.
Procedura złożenia wniosku wygląda następująco:
- Wniosek o rejestrację podatkową – kompletny wniosek trafia do właściwego urzędu skarbowego w Niemczech. Nadanie Steuernummer odbywa się zazwyczaj w ciągu kilku tygodni.
- Wniosek o zwolnienie z podatku budowlanego – wniosek do niemieckiego fiskusa musi zawierać Steuernummer, dane rejestrowe firmy i opis świadczonych usług w zakresie budowlanym. Właściwy urząd to Finanzamt lub Bundeszentralamt für Steuern – zależnie od statusu działalności.
- Wydanie Freistellungsbescheinigung – jeśli wniosek jest kompletny i firma spełnia wymagania, właściwy urząd skarbowy wydaje dokument. Czas oczekiwania to zazwyczaj od kilku tygodni do dwóch miesięcy.
Należy złożyć wniosek o Freistellung z odpowiednim wyprzedzeniem – najlepiej zanim firma zacznie realizować usługi na terenie Niemiec. Po uzyskaniu dokument Freistellungsbescheinigung należy przekazać kontrahentowi jako zaświadczenie o zwolnieniu z Bauabzugsteuer.
Dobrą wiadomością jest to, że całą procedurę można przeprowadzić bez wyjazdu do Niemiec – możliwe jest załatwienie Freistellung w Polsce, korzystając z pomocy specjalistów znających procedury instytucji finansowo-skarbowych w Niemczech.
Ważność i przedłużenie Freistellung – co po wygaśnięciu zaświadczenia
Zaświadczenia Freistellung są wydawane na czas określony – zazwyczaj na 3 lata. Dokument traci moc z datą wskazaną na Freistellungsbescheinigung i od tego momentu zleceniodawca znowu ma prawo wstrzymać podatek budowlany z każdej faktury.
Firma powinna złożyć wniosek o przedłużenie z wyprzedzeniem – najlepiej kilka miesięcy przed wygaśnięciem. Właściwe Finanzamt-y w Niemczech weryfikują dokumentację od nowa, dlatego wniosek o przedłużenie traktuj niemal jak pierwszy wniosek – wymaga aktualnych danych podatkowych i potwierdzenia prowadzenia działalności budowlanej. Zaświadczenia Freistellung są ponownie wydawane, jeśli firma nadal spełnia wymagania.
Konsekwencje i kara za brak Freistellung dla przedsiębiorcy w niemieckiej branży budowlanej
Brak Freistellung oznacza jedno: zleceniodawca potrąci 15% wartości faktury netto i odprowadzi tę kwotę do urzędu skarbowego. Firma nie traci tych pieniędzy bezpowrotnie – może złożyć wniosek o zwrot tej kwoty w ramach rocznego rozliczenia podatkowego. Problem polega jednak na tym, że wniosek o zwrot podatku i cała procedura zajmują czas, a firma traci płynność finansową na długie miesiące.
Dodatkowym ryzykiem jest sytuacja, gdy zleceniodawca nie dopełni obowiązku potrącenia – odpowiedzialność podatkowa spada wówczas na niego. W efekcie wielu zleceniodawców w Niemczech odmawia współpracy z firmami, które nie mają ważnego dokumentu Freistellung. To realny problem handlowy, nie tylko podatkowa kwestia.
Jeśli firma nie złożyła wniosku w terminie, a usługi budowlane w Niemczech już trwają, warto jak najszybciej uruchomić procedurę. Biuro rachunkowe lub kancelaria specjalizująca się w podatku dochodowym i wniosku o zwolnienie z podatku budowlanego Bauabzugsteuer pomoże uzyskać Freistellung nawet w trakcie trwającego kontraktu.
