Cyfryzacja, która dotyka każdego przedsiębiorcy Jeszcze kilka lat temu cyfryzacja dokumentów księgowych była wyborem. Dziś staje się obowiązkiem. Wraz z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur temat wystawiania faktur przestał być wyłącznie technicznym detalem, a stał się realnym elementem codziennego funkcjonowania firm – także tych najmniejszych, rodzinnych, działających lokalnie w powiatach południowej Polski.
Czym właściwie jest KSeF i jakie były jego założenia?
Krajowy System e-Faktur, czyli KSeF, to centralna platforma Ministerstwa Finansów służąca do wystawiania, odbierania i archiwizowania faktur ustrukturyzowanych. Cele tego projektu to:
- ujednolicenie formatu faktur,
- uproszczenie kontroli podatkowych,
- skrócenie czasu zwrotu VAT,
- ograniczenie szarej strefy.
Z perspektywy państwa system ma sens. Z perspektywy przedsiębiorcy – zaczynają się pytania o praktykę, czas i koszty.
Rządowa „wystawiarka” – narzędzie darmowe, ale czy naprawdę bezkosztowe?
Jednym z najczęściej powtarzanych argumentów zwolenników rządowych rozwiązań jest hasło: „przecież to darmowe”. Faktycznie – ministerialna aplikacja do wystawiania faktur w KSeF nie wymaga opłat abonamentowych. Problem w tym, że brak ceny nie oznacza braku kosztów.
Koszt może mieć postać czasu, frustracji, błędów, a w skrajnych przypadkach – realnych strat finansowych.
Ręczna praca zamiast automatyzacji
Korzystając wyłącznie z rządowego interfejsu, przedsiębiorca musi:
- każdorazowo wpisywać dane kontrahenta,
- ręcznie uzupełniać numerację faktur,
- samodzielnie pilnować ciągłości dokumentów,
- wprowadzać każdą pozycję faktury od zera,
- ręcznie dodawać dane rachunku bankowego.
Dla firmy wystawiającej kilka faktur miesięcznie może to być uciążliwe. Dla firmy, która wystawia ich kilkadziesiąt lub kilkaset – staje się to barierą operacyjną.
Koszty ukryte – czyli ile naprawdę kosztuje „darmowy” KSeF?
W biznesie rzadko liczy się wyłącznie cena na fakturze. Liczy się całkowity koszt posiadania rozwiązania. W przypadku rządowej aplikacji KSeF koszty przenoszone są na użytkownika w innej formie. Czas to pieniądz – również w mikrofirmie.
Na podstawie przykładu lokalnego przedsiębiorcy, który wystawia 30 faktur miesięcznie (średnio 5 minut na jedną fakturę w rządowym systemie, a do kilkudziesięciu sekund w komercyjnym programie) to nawet 5 godzin pracy miesięcznie. W skali roku – 60 godzin. To więcej niż tydzień roboczy.
Komercyjne programy do fakturowania – dlaczego przedsiębiorcy po nie sięgają?
Tam, gdzie państwowe rozwiązania oferują minimum funkcjonalności, rynek naturalnie dostarcza alternatywy. Programy komercyjne nie powstały po to, by konkurować z ideą KSeF, ale by uczynić ją znośną w codziennej pracy.
Nowoczesny Program KSeF nie zastępuje systemu ministerialnego – on go obsługuje w sposób przyjazny użytkownikowi.
Automatyzacja, która robi różnicę
Komercyjne programy do fakturowania oferują:
- bazy klientów i produktów,
- automatyczną numerację dokumentów,
- szybką płatność za fakturę,
- archiwizację i wyszukiwanie faktur,
- samoksięgowanie.
To nie są dodatki – to narzędzia, które realnie skracają czas pracy i zmniejszają liczbę błędów.
Jak wybrać dobre narzędzie? Nie tylko cena ma znaczenie
Wybierając oprogramowanie do fakturowania, warto patrzeć nie tylko na koszt abonamentu, ale na:
- oszczędność czasu,
- łatwość wdrożenia,
- wsparcie techniczne,
- aktualizacje zgodne ze zmianami prawa,
- możliwość rozwoju wraz z firmą.
Pomocne może być zestawienie dostępnych rozwiązań, takie jak Ranking programów do fakturowania, które pokazuje różnice w funkcjonalnościach i podejściu do użytkownika.
KSeF jako fundament, nie narzędzie pracy
KSeF sam w sobie nie jest problemem. Problemem jest traktowanie go jako kompletnego narzędzia dla przedsiębiorców. To fundament infrastruktury podatkowej państwa – nie aplikacja do codziennej pracy firm.
Rolę tę przejmują programy komercyjne, które „tłumaczą” język urzędowy na język biznesu.
Dla przedsiębiorcy wybór jest coraz bardziej oczywisty:
- rządowy KSeF – obowiązek,
- komercyjny program – narzędzie efektywności.
Kto chce oszczędzać wyłącznie pieniądze, zapłaci czasem. Kto chce oszczędzać czas – wybierze rozwiązanie, które pozwala skupić się na prowadzeniu biznesu, a nie na walce z formularzami.
Cyfryzacja nie musi być straszna. Pod warunkiem, że korzystamy z niej po ludzku.
