Branża IT jest jednym z niewielu sektorów, które mogą być zarządzane całkowicie zdalnie. Pozwala to ograniczyć koszty związane z zatrudnianiem pracowników w biurze. Jednak takie nowoczesne rozwiązanie niesie za sobą również pewne wyzwania. Zewnętrzne monitorowanie procesów wymaga specjalnych umiejętności. W tym przypadku opłaca się skorzystać z usług specjalistów od zarządzania dostawcami.
Zarządzanie dostawcami krok po kroku
Warto wiedzieć, że zarządzanie dostawcami to proces, który obejmuje wszystkie czynności związane ze znalezieniem i zatrudnieniem osoby do wykonania usługi, przydzieleniem jej zadań oraz stałym monitorowaniem jej pracy. Bardzo dobrze sprawdza się w firmach, które regularnie korzystają z usług zewnętrznych specjalistów.
Jaki rodzaj umowy należy podpisać z dostawcami? Jaką formę powinno mieć fakturowanie? Jak zminimalizować czas poświęcony na konsultacje, jeśli każdy korzysta z innego adresu e-mail i numeru telefonu? Jak uniknąć ugrzęźnięcia w gąszczu informacji, a jednocześnie uzyskać na czas pożądane rezultaty?
Prostym rozwiązaniem jest platforma, która centralizuje dostawców usług i zajmuje się zlecaniem, zarządzaniem i administracją zadań. Dokładnie w ten sposób działa ProData Consult. Kontroluje ona współpracę z dostawcami usług poprzez wszystkie powyższe kroki. Z drugiej strony, klient w każdej chwili może sprawdzić bieżące działania na dedykowanej platformie, zapoznać się z fakturami czy umowami. Jakie są główne korzyści z korzystania z usługi zarządzania dostawcami? Powierzenie biurokratycznej pracy zewnętrznej agencji to oszczędność czasu. Jednocześnie, konsolidacja wszystkich działań w jednym miejscu gwarantuje redukcję kosztów administracyjnych.
Jak wybrać dobrego dostawcę?
Jak rozpoznać idealnego dostawcę? Przede wszystkim dostawca musi posiadać umiejętności wymagane przez klienta. Dlatego klient, który chce skorzystać z usług zarządzania dostawcami, powinien jasno sprecyzować swoje oczekiwania już w początkowej fazie współpracy. Wykonawca natomiast powinien skupić się na opisaniu i zademonstrowaniu swoich kwalifikacji – nie tylko tych trudniejszych, jak wiedza programistyczna czy aplikacyjna, ale również tych mniej trudnych, jak terminowe realizowanie projektów czy słuchanie klienta.
Dlaczego dobre zarządzanie dostawcami jest ważne?
Specjaliści ds. zarządzania dostawcami wiedzą, że ich zadaniem jest nie tylko znalezienie pracownika, który najlepiej pasuje do profilu określonego przez klienta. Równie ważne jest zapewnienie dostawcy odpowiednich warunków umowy i jasnych oczekiwań – tak, aby zminimalizować ryzyko zmian w celu zapewnienia najlepszych wyników. Najlepsze rezultaty osiąga się poprzez zadowolenie obu stron, dlatego tak ważne jest umiejętne zarządzanie relacjami z dostawcami.
Zarządzanie dostawcami – gdzie jest stosowane?
Łączenie usług od różnych dostawców podlega tym samym prawom, co spłata kredytu. W przypadku kredytu prawdopodobieństwo braku płatności jest niewielkie. Schody zaczynają się, gdy co miesiąc trzeba dokonać kilku płatności, z których każda stanowi inną kwotę przelewaną na różne konta bankowe.
Ten sam schemat dotyczy zarządzania dostawcami. Kiedy mamy do czynienia z jednym dostawcą, relacja jest prosta i nieskomplikowana. Jednakże, gdy działalność prowadzona jest na dużą skalę, do współpracy gotowi są samozatrudnieni, z których niektórzy rozpoczynają działalność na podstawie umowy o pracę, inni na podstawie umowy agencyjnej, a jeszcze inni są dostawcami usług na podstawie transakcji handlowej, z których niektórzy podlegają opodatkowaniu VAT, a inni nie. Wspomnieliśmy o kwestii fakturowania, ale każdy wykonawca ma inne umiejętności i doświadczenie w zależności od zadań, które należy wybrać i zaplanować.
Vendor management to nie tylko rozwiązanie dla gigantów, którzy zatrudniają wielu pracowników zewnętrznych i potrzebują usystematyzować ten proces. To także usługa dla małych kontrahentów, którzy nie chcą zajmować się zadaniami administracyjnymi lub po prostu nie chcą tracić czasu.
