Od początku 2022 roku przedsiębiorcy mogą skorzystać z nowego rozwiązania informatycznego, jakie proponuje Ministerstwo Finansów. Proponuje, bo w tym i w przyszłym roku skorzystanie z niego jest dobrowolne. Natomiast od roku 2024 stanie się ono obowiązkowe. O co tak naprawdę chodzi z Krajowym Systemem e-Faktur?
Podstawowym motywem powstania tej platformy jest uszczelnienie podatku VAT. Wszystkie faktury mają być ustrukturyzowane i znajdować się w systemie ministerstwa. To daje możliwość kontroli, a w efekcie ma zwiększyć wpływy do budżetu państwa. Aby zachęcić przedsiębiorców do dobrowolnego przejścia na korzystanie z tego systemu, Ministerstwo Finansów przygotowało pakiet benefitów. Jednak z racji tego, że jest to coś nowego, pojawia się sporo pytań, a firmy zachowują ostrożność. Wyjaśnijmy więc, z czym się to wiąże.
Czym jest i jak działa Krajowy System e-Faktur?
Krajowy System e-Faktur w skrócie KSeF jest ogólnopolską platformą, z której może korzystać każda firma. Służy ona do wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych, czyli takich, jakie mają przez system nadany unikatowy numer i są zgodne z przyjętym wzorem. Wydaje się więc, że jest to coś podobnego do platformy elektronicznego fakturowania. Jednak pomimo pewnych podobieństw daleko wykracza swoją funkcjonalnością. Służy nie tylko do wymiany faktur, ale też do ich przechowywania i archiwizowania. Faktury mają być w systemie przez 10 lat. Ma to znacząco ułatwiać operacje księgowe, sprzyjać automatyzacji i skróceniu czasu wystawiania i wysyłania faktur. Zarówno ich wysyłanie, jak i otrzymywanie jest bardzo intuicyjne, a dokument trafia do adresata w czasie rzeczywistym. Przez ujednolicenie dokumentów i sposób ich dostarczania nie ma niedopowiedzeń związanych z kłopotami w ich otwarciu bądź ich nieotrzymaniem.
Systemy ERP dostosowany do współpracy z KSeF
Ten i przyszły rok to czas na to, by przygotować się na wdrożenie systemu. Jednak już teraz są rozwiązania, które zaprojektowano w taki sposób, by zapewniały współpracę z rządową platformą. Przykładem jest system ERP, dzięki któremu firma pracuje z wykorzystaniem jednej zintegrowanej bazy danych. Wymiana danych i obieg dokumentów działa na podobnej zasadzie jak odbywa się to w KSeF. Oznacza to, że oprogramowanie jest dostosowane do nowych wymogów. Krajowy System e-Faktur w enova365 można dość łatwo wdrożyć, a korzystanie z niego będzie wygodne. Oprogramowanie enova365 to jeden z systemów ERP, gdzie możliwa jest przebudowa procedur finansowo-księgowych.
Największe korzyści
Przede wszystkim firmy nie muszą już przechowywać i archiwizować faktur, bo obowiązek ten przejmie KSeF. Sam obieg dokumentów jest znacznie sprawniejszy, niż wtedy, kiedy w grę wchodzą faktury w wersji papierowej. W dokumentach jest porządek, łatwo można mieć wgląd w koszty i przychody. Przez automatyzację procesów księgowych, firma działa efektywniej. Ponadto z 60 do 40 dni skraca się czas oczekiwania na zwrot podatku.
