Prowadzenie firmy stanowi nie lada wyzwanie. Oprócz realizacji zadań, które stanowią trzon działalności przedsiębiorstwa konieczne jest również zajęcie się mniej specyficznymi aktywnościami, które jednak warto zlecić zewnętrznym dostawcom. Dzięki temu możliwe jest skupienie się na kluczowych aspektach działalności. Warto dobrze zastanowić się nad tym, jakie czynności można powierzyć specjalistom, aby jak najlepiej zoptymalizować działanie swojego biznesu.
W czym mogą pomóc zewnętrzne firmy?
Zewnętrznym firmom można zlecić spory zakres prac. Zatrudnienie ekspertów do zarządzania dokumentacją pozwala na utrzymanie porządku w aktach. Archiwizacja danych znacząco ułatwia odszukanie poszukiwanych w danym momencie informacji. To bardzo istotne, ponieważ kwestie związane z przechowywaniem akt regulują przepisy prawa. Dzięki ich uporządkowaniu dużo łatwiej wytypować dokumenty przeznaczone do zniszczenia. To daje przedsiębiorcy więcej czasu, aby skupić się na rozwoju biznesu. Dobrze sprawdza się także zlecenie procesów związanych z zatrudnianiem, wynagradzaniem pracowników i prowadzeniem listy płac. Są to skomplikowane sprawy, które mogą wymagać wiedzy z zakresu prawa pracy. Zewnętrzna firma specjalizująca się w obszarze kadrowo-płacowym pomoże w prowadzeniu tych działań, zapewniając zgodność z przepisami prawa i minimalizując ryzyko pojawienia się błędów. Promocja firmy, budowanie marki i prowadzenie skutecznych kampanii marketingowych również wymaga specjalistycznej wiedzy, dlatego także w tym zakresie można skorzystać z pomocy zewnętrznych ekspertów. Zespół specjalistów od IT stanowi zaś nieocenione wsparcie od strony technicznej. Tak naprawdę innym podmiotom można zlecić wiele rozmaitych czynności, wszystko zależy od charakteru prowadzonej działalności i pojawiających się na bieżąco potrzeb.
W jaki sposób zarządzać dokumentacją?
Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest bardzo ważne. Nie wszyscy właściciele firm wiedzą, jak długo przechowywać dokumenty z działalności gospodarczej. Aby dopełnić wszystkich obowiązków wymaganych przepisami prawa, najlepiej więc zdecydować się na zlecenie zarządzania dokumentacją specjalistom. Bardzo ważna jest systematyczna i uporządkowana archiwizacja akt – ekoakta pomagają w odpowiedniej klasyfikacji dokumentacji tak, aby łatwo było znaleźć potrzebne informacje. Cała procedura odbywa się zgodnie z RODO z zachowaniem zasad poufności. Pozwala to uniknąć ewentualnych wycieków wrażliwych informacji. Czytelna archiwizacja dokumentów umożliwia ponadto na wytypowanie kopii przeznaczonych do zniszczenia w odpowiednim terminie. Są to kwestie regulowane przepisami prawa, należy więc dbać o przestrzeganie terminów. Warto się ponadto zdecydować na przechowywanie dokumentów z ekoakta, ponieważ pozwala to na skuteczne zwolnienie przestrzeni w biurze. W przypadku, gdy firma lub instytucja przetwarza duże ilości informacji objętość archiwum może być naprawdę imponująca.
