Jak umawiać spotkania biznesowe, aby były efektywne? Spotkania biznesowe to jeden z najważniejszych elementów funkcjonowania każdej firmy. Dobrze przeprowadzone spotkanie może być kluczem do sukcesu w biznesie, a także do nawiązania i utrzymania dobrych relacji z klientami. Z drugiej strony, spotkanie biznesowe może być również źródłem frustracji i strat czasu, jeśli nie jest dobrze przygotowane lub prowadzone.
Dlatego tak ważne jest, aby spotkania biznesowe były dobrze umawiane. Poniżej znajdziesz najlepsze praktyki umawiania spotkań biznesowych.
#1 Sprawdź dostępność
Pierwszym krokiem przy umawianiu spotkania biznesowego jest ustalenie, kiedy będzie ono się odbywało. Najlepszym sposobem na to jest wyznaczenie kilku konkretnych danych i sprawdzenie, która z nich jest wolna u wszystkich uczestników.
Twój kalendarz jest ważny, ale nie jest jedyny — Twoi uczestnicy mają swoje własne kalendarze, więc upewnij się, że wszystkie strony mogą się ze sobą skoordynować. Zapewne przydatny będzie kalendarz do rezerwacji.
#2 Zapewnij dogodną lokalizację
Spotkania biznesowe muszą odbywać się w dogodnej lokalizacji dla wszystkich uczestników. Jeśli jesteś stroną umawiającą się na spotkanie, upewnij się, że lokalizacja jest wygodna dla wszystkich zainteresowanych stron.
Jeśli Twoje spotkanie odbywa się online, dopilnuj tego, aby wszyscy uczestnicy mieli dostęp do internetu lub aplikacji, i by mogli się ze sobą skontaktować.
#3 Ustal cel spotkania
Każdy spotkanie biznesowe powinno mieć konkretny cel. Jeśli nie wiesz, co chcesz osiągnąć podczas spotkania, to jest mało prawdopodobne, że się ono uda.
Upewnij się, że wszyscy uczestnicy wiedzą, czego oczekujesz od spotkania, a także jaki jest jego cel. To jedyny sposób na efektywne wykorzystanie czasu i zapewnienie, że wszyscy uczestnicy będą mieli możliwość przygotowania się do spotkania.
#4 Opracuj jasny plan i agendę
Znasz “spotkania, które powinny być wiadomościami email”?
Są to te spotkania, które mogłyby być szybko wykonane przez krótki email lub rozmowę telefoniczną, ale zostaną rozciągnięte na długie i męczące spotkanie, które niczego nie wnosi.
Spotkania te są bezużyteczne dla wszystkich uczestników, a ich czas można byłoby lepiej wykorzystać. Aby tego uniknąć, upewnij się, że przed spotkaniem opracujesz jasny plan i agendę.
Plan powinien być krótki i konkretny, a agenda powinna wyraźnie określać, co ma się dziać na spotkaniu. Wszyscy uczestnicy muszą mieć do nich dostęp.
Umawiaj lepsze spotkania biznesowe z Calendesk
Calendesk to łatwy w obsłudze i elastyczny system do umawiania spotkań biznesowych. Dzięki integracji z Twoim kalendarzem i dostępowi do kontaktów, umawianie spotkań biznesowych nigdy nie było łatwiejsze.
