Meet-upy, eventy, czy po prostu: konferencje, stają się coraz popularniejsze także w branżach, w których na pierwszy rzut oka nie są zupełnie potrzebne. To sprawia, że uczestnicy oczekują ze strony organizatorów pewnych standardów, których niezapewnienie może wiązać się z niską oceną całej imprezy. Chcesz zorganizować wydarzenie, które nie zawiedzie? Zapoznaj się z zestawem poniższych wskazówek!
Jasność informacji – bez niej ani rusz
Chcąc nie chcąc – żyjemy w świecie, w którym czas ma ogromne znaczenie. Współczesne media i technologie przyzwyczaiły nas do możliwości szybkiego dotarcia do niezbędnych informacji, a wszelkie odstępstwa od takiej normy wywołują uczucie konsternacji, natomiast w skrajnych przypadkach – również i złość.
W przypadku uczestników, którzy już zdążyli się zarejestrować, ryzykujesz nieuniknioną irytację i gniewne próby kontaktu. Gorzej wygląda sytuacja, jeśli konferencja nie ma pełnego obłożenia – wybrakowane lub nieprawidłowe dane mogą skutecznie odciągnąć od decyzji o rejestracji.
Zadbaj o komplet informacji oraz ich przystępną formę. Organizujesz kolejną edycję wydarzenia? Koniecznie zaktualizuj wiadomości zawarte w komunikatach!
Dobra organizacja to połowa sukcesu
Każdy – a przynajmniej zdecydowana większość osób – lubi dobrze zorganizowane wydarzenia, w których nie ma miejsca na nieprofesjonalne sytuacje. Nie inaczej jest w przypadku konferencji. Można nawet powiedzieć, że w tym przypadku jest to sprawa o sporym znaczeniu – pokaźna część uczestników przemierza wiele kilometrów, aby móc brać udział w spotkaniach, które najczęściej odbywają się przecież w trakcie weekendów.
Szacunek do słuchaczy wymaga, by wszystko było dopięte na ostatni guzik. Dotyczy to przede wszystkim harmonogramu, miejsca imprezy, kwestii technicznych oraz wszelkich kwestii logistycznych.
Trafiony wybór prelegentów
Część uczestników to osoby, które znajdą się na Twojej konferencji wyłącznie z polecenia służbowego. Zdecydowana większość to jednak słuchacze, którzy nie trafiają na takie wydarzenia przypadkowo, i którzy z zaangażowaniem posłuchają tego, co mają do powiedzenia zaproszeni przez Ciebie goście.
Jeśli planujesz zostać organizatorem następnych spotkań, zadbaj o odpowiednich ludzi na odpowiednich miejscach. Prelegenci będący jednocześnie specjalistami oraz dobrymi mówcami, naprawdę mają moc przyciągania ludzi z całego kraju, a może nawet i świata! Ciekawe tematy i wysoki poziom merytoryczny z pewnością sprawią, że zyskasz grono stałych klientów.
Plan sal konferencyjnych w gdyńskim Hotelu Nadmorskim
Lokalizacja konferencji ma znaczenie
Chociaż głównym celem podróży uczestnika konferencji bywa najczęściej… konferencja, to warto zdawać sobie sprawę, że lokalizacja imprezy może mieć niemałe znaczenie podczas podejmowania decyzji o wzięciu w niej udziału.
Największym zainteresowaniem cieszą się wydarzenia organizowane w dużych miastach, przede wszystkim w środkowej Polsce. Jest to wygodne z perspektywy uczestników podróżujących z bardzo daleka: i tych, którzy korzystają z transportu publicznego, i tych, którzy planują zabrać się własnym pojazdem. Lepszym wyborem będzie też znalezienie miejsca na konferencję bliżej, aniżeli dalej centrum. Peryferyjne dzielnice mogą być spokojniejsze, ale dla osób nieznających topografii odwiedzanego miejsca stanowią niekiedy prawdziwą udrękę!
Alternatywą będzie wybór miejsca, które znane jest dzięki swojej unikalności lub walorom turystycznym. Połączenie możliwości uczestnictwa w konferencji oraz odwiedzenia nieznanych wcześniej zakamarków kraju często okazuje się strzałem w dziesiątkę. Hitem morze okazać się konferencja nad morzem lub w górach.
Podsumowanie
Przepis na udaną konferencję obejmuje kilka składników, wśród których kluczowymi wydają się: kompletność oraz łatwość dostępu do informacji o imprezie, jakość jej organizacji, występujący prelegenci oraz lokalizacja. Odpowiednie zgranie wszystkich tych elementów to klucz do sukcesu.
